Avant de procéder à toute destruction d’archives, le responsable des archives rédige un bordereau d’élimination. Le maire le signe avant transmission aux Archives départementales pour visa. Par cette signature, il atteste que les documents n’ont plus d’utilité pour la commune, que les délais légaux de prescription sont atteints et qu’il n’y a plus de recours possible pour les différents dossiers.
Après visa du Directeur des Archives départementales, la mairie doit conserver le bordereau d’élimination qui prouve le respect de la procédure administrative réglementaire (décret 88-849 du 28 juillet 1988 repris par l’art R. 1421-3 du Code général des collectivités territoriales).
la destruction peut avoir lieu soit par déchiquetage, soit par incinération voire par une société spécialisée qui délivrera un certificat de destruction. Aucun dossier ne doit être jeté à la poubelle ni placé dans des conteneurs spécifiques pour le papier.
Il est possible d’éliminer certains documents tels que les doubles, les brouillons, les imprimés vierges périmés, la publicité, les revues, sans en demander l’autorisation au directeur des Archives départementales.
En ce qui concerne la documentation, les recueils des actes administratifs de la Préfecture et ceux du Conseil général, les journaux officiels peuvent être régulièrement éliminés par le biais d’un bordereau d’élimination.
Les documents antérieurs à 1830 et ceux concernant les périodes de guerre sont tous à conserver.
