À chaque renouvellement de municipalité, l’ancien et le nouveau maires – même s’il s’agit de la même personne - sont tenus de contresigner trois exemplaires d’un procès-verbal de prise en charge des archives ainsi que du récolement de celles-ci (qui est en fait l’état sommaire des archives communales) (article 8 du décret n°88-849 du 28 juillet 1988).

Cette procédure correspond à un transfert de responsabilité en cas de perte de documents.