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Le maire doit veiller à ce que l’ensemble des archives soient conservées dans un même local, à l’intérieur de la mairie. A défaut de local et s’il s’agit d’une très petite commune, elles peuvent être rassemblées dans une ou deux armoires fermant à clé.

Afin de conserver les archives, la salle doit présenter certaines normes :

La température doit être comprise en permanence entre 16° et 20°C, la pièce doit donc être chauffée l’hiver et suffisamment isolée l’été pour ne pas laisser passer la chaleur. Il faut donc proscrire les greniers et les caves non climatisés.
Il est préférable que le taux d’hygrométrie soit compris entre 50 et 60 %. Il faut installer si besoin des déshumidificateurs.
La lumière extérieure doit être occultée par des volets ou des stores occultants. L’éclairage artificiel ne doit être allumé que lors de la présence d’une personne dans la pièce d’archivage. Il faut donc proscrire cette pièce comme salle de travail.
Il faut éviter le passage de tuyauteries ou l’installation de lavabo dans la pièce pour éviter tout risque d’inondation. De même, il est conseillé de vérifier soit la toiture, soit les canalisations passant dans la pièce au-dessus de la salle d’archivage afin d’éviter tout dégât des eaux.
Il faut sinon installer un système de détection d’incendie à tout le moins disposer d’extincteurs à poudre sèche.
Le local doit être fermé à clé en permanence.
Le dépoussiérage des boîtes et des rayonnages doit être fait régulièrement.

L’ensemble des travaux réalisés dans le local d’archivage doit être soumis au directeur des Archives départementales qui donne son avis.

Le maire doit veiller à ce que la personne chargée des archives les classe conformément au cadre de classement.

Afin que les archives soient conservées dans les meilleures conditions, il faut les conditionner dans des pochettes et des boîtes spécifiques en matériaux non acides. Il faut proscrire l’usage des élastiques, du ruban adhésif, des trombones et des épingles métalliques. Une liste des fournisseurs peut être fournie par les Archives départementales.

Les boîtes seront posées sur des rayonnages en métal, résistant au moins à 60 kg/mètre linéaire. Leur taille ne devra pas excéder deux mètres afin que les boîtes soient accessibles par tous. Ils ne doivent pas être adossés au mur afin d’éviter tout risque d’humidité. Aucun dossier ne doit être posé sur le sol.