L’un des principes de l’archivage réussi est de tenir à jour des dossiers et d’ouvrir des dossiers thématiques pour chaque nouvelle affaire. Si le thème est récurrent d’année en année, il ne faut pas hésiter à ouvrir un nouveau dossier chaque année.

Chaque document se rapporte à un dossier ouvert ou à ouvrir. Une pièce ne devra jamais rester isolée. Il ne faut avoir de gros dossiers intitulés « divers », « à voir », « à classer », « affaires générales ». Un dossier peut être constitué d’une seule pièce.

Chaque dossier doit être scrupuleusement identifié : titre mais aussi date d’ouverture voire de fermeture du dossier. Un dossier peut contenir plusieurs sous-dossiers que l’on aura pris soin d’identifier également ; il est d’ailleurs souhaitable de le faire dès que le dossier devient volumineux.

Une fois le dossier clos, il est important d’en vérifier son contenu. Il faut détruire les imprimés non utilisés, les brouillons, les doubles, la publicité. On conserve toujours l’original du document daté et signé et non la copie qui ne l’est pas.

Les documents qui vont ensemble (lettre et réponse, par exemple) peuvent être reliés ensemble par une agrafe inoxydable ou par un trombone en PVC. Il faut proscrire l’emploi de trombone en fer, d’épingles, de ruban adhésif et d’élastique qui, au fil des ans, causent des dégâts irrémédiables aux documents.

De même, il faut vérifier que chaque dossier est classé de façon chronologique. La pièce la plus ancienne est classée en dessous. Enfin, il est nécessaire de vérifier que les bons intitulés figurent sur les chemises et sous-chemises. Si le dossier est clos, il peut ensuite être mis en boîte d’archives sur laquelle sont reportés les titres et les dates extrêmes et placer dans la pièces d’archivage. S’il est encore d’utilisation courante, le secrétaire de mairie peut le garder avec les dossiers courants dans son bureau.

Les archives définitives sont placées dans une pièce saine spécifiquement destinée aux archives. Les boîtes sont placées sur des rayonnages. Afin de faciliter les recherches ultérieures, les boîtes peuvent être classées thématiquement ou en respectant le cadre de classement des archives communales.

Si on estime qu’un document déjà conservé dans un dossier a aussi sa place dans un nouveau dossier, il faut en faire une photocopie.

Dans le cas où l’on retrouverait des dossiers non classés, du vrac, il faut d’abord faire un tri entre les différentes documentations (revues, Journal officiel, bulletins officiels, bulletins des lois, recueils d’actes administratifs) et les archives à proprement parlées.

Il faut vérifier que l’ensemble des archives provient du fonds de la mairie. Il est possible de trouver également des archives paroissiales mais aussi des archives de l’école, de la justice de paix voire des archives privées. Ces dernières n’ont pas lieu d’être à la mairie ; elles doivent être pour l’école et la justice de paix, remises aux Archives départementales, pour les archives privées à leurs propriétaires (s’il est inconnu contacter les Archives départementales) et pour les archives paroissiales antérieures à la Révolution remises aux Archives départementales tandis que les archives paroissiales postérieures à la Révolution seront remises au curé..

S’il existe une ébauche de classement (boîtes thématiques…), il faut en vérifier la cohérence. Sinon, il faut reclasser thématiquement l’ensemble des dossiers. A l’intérieur de chacun d’entre eux, il faut procéder à un tri thématique et chronologique.

Puis, on rédige une analyse descriptive de chaque dossier, avec au minimum l’intitulé et les dates extrêmes. Les dossiers sont ensuite placés dans des boîtes numérotées de 1 à l’infini ou dans des boîtes rangées selon l’ordre alphanumérique du cadre de classement des archives communales.

L’ensemble des analyses sont ensuite saisies les unes à la suite des autres afin de réaliser un répertoire.

Afin d’aider les employés municipaux dans leur tâche d’archivage, les Archives départementales de la Sarthe peuvent apporter des conseils.